E-zarządzanie obiegiem dokumentów

W skomplikowane nie inwestujmy, ale w rozbudowane jak najbardziej. Obecnie na rynku są dostępne oprogramowania, które skutecznie zastępują papier w zarządzaniu firmą.

Korzystają mali i duzi, urzędy, korporacje - dosłownie każdy. Koszty wdrożenia tego typu rozwiązań zaczynają się od kilkudziesięciu złotych miesięcznie (w przypadku gotowych rozwiązań) i sięgają nawet dziesiątek tysięcy złotych (w przypadku dedykowanych systemów). Bez problemu można także testować darmowe systemy, które posiadają jednak ograniczenia w ilości dodawanych dokumentów.

Po pierwsze - fakturowanie

Wystawianie faktury elektronicznej niczym nie różni się od tej drukowanej, poza ostatnim etapem, czyli samym drukowaniem. Dzięki temu oszczędzamy papier, a także czas na dostarczenie odbiorcy dokumentu. Może to nastąpić natychmiast po wystawieniu dokumentu - wystarczy wprowadzić mail kontrahenta do programu, a każda f-vat trafi do jego skrzynki. Faktura w wersji elektronicznej ma jednak znacznie więcej zalet, niż troska o środowisko i wygoda w przesyłaniu. O wiele łatwiejsza jest archiwizacja, a za sprawą systemów do e-zarządzania obiegiem dokumentów, także księgowanie i zarządzanie płatnością (niezależnie od tego czy jesteśmy wystawcą, czy odbiorcą). Większość dostępnych na rynku rozwiązań jest zintegrowanych z systemami transakcyjnymi największych polskich banków. Oznacza to, że otrzymana i wprowadzona do systemu faktura, może zostać opłacona z poziomu systemu EOD. Mamy więc podgląd na to, jakie płatności powinniśmy zrealizować, a także możemy wyeksportować paczkę przelewów do banku. Co więcej system sam może wczytać fakturę z maila. Najczęściej stosowaną praktyką jest założenie dedykowanego adresu mailowego, np. faktury@nazwafirmy.pl, z którego dokumenty są automatycznie pobierane i katalogowane przez system. Status faktur wystawionych pozwala z kolei na szybkie odnalezienie partnera, który zwleka z zapłatą za towar czy usługę.

Po drugie - zarządzanie projektem

W jednym miejscu gromadzimy dane dotyczące umów czy zleceń, wraz ze wszystkimi pozostałymi dokumentami - np. protokołami odbioru, wspomnianymi wcześniej fakturami wraz ze statusem ich płatności, etc. To duże ułatwienie w wyliczeniu rentowności projektu, np. za pomocą raportów, które może wygenerować nam system. W praktyce oznacza to, że możemy szybko i wygodnie sprawdzić status spraw, bez przeszukiwania fizycznego archiwum.

Po trzecie - zarządzanie kadrami

To dodatkowa funkcjonalność, jednak bardzo przydatna. W systemie każdy pracownik może mieć swoje konto o określonym profilu uprawnień. Jeden rodzaj uprawnień pozwala np. na akceptowanie, opisywanie czy opłacanie faktur, ale także np. na udzielanie urlopów. Jest to znacznie wygodniejsze, niż tradycyjne bloczki urlopowe wypełniane ręcznie. Wybierając się na urlop mamy podgląd do tego, czy jest np. dostępne zastępstwo, a przełożony ma prosty wgląd w grafik pracy swoich podwładnych.

Po czwarte - integracja EOD z CRM

Systemy CRM (Customer Relationship Management) służą głównie do gromadzenia informacji dotyczących relacji z klientem. Możemy zbierać w nich historię korespondencji mailowej, numery telefonów, prezentacje, materiały od klienta, etc. To duże ułatwienie, jeśli jednego klienta prowadzi kilku pracowników, lub występuje konieczność tymczasowego zastępstwa oraz w sytuacji bardzo długiej współpracy. Integracja EOD z CRM, która jest możliwa wśród wielu dostawców tego typu systemów w Polsce, pozwala połączyć bieżące sprawy związane z obsługą klienta z danymi finansowymi. Dzięki temu zwiększamy jakość przepływu zarówno elektronicznych dokumentów, jak i informacji.

Case study - Nestle Waters Polska z systemem ECM od Comarchu

źródło: Comarch.pl

Głównym celem Nestle Waters Polska była chęć usprawnienia i ujednolicenia procesów biznesowych związanych z obszarem realizacji zakupów wewnątrz organizacji (obszar Procure-To-Pay) – w szczególności poprzez całkowitą eliminację obiegu dokumentów papierowych, zminimalizowanie pracochłonności oraz czasu trwania procesów decyzyjnych.

Comarch zaproponował wykorzystanie platformy SharePoint wraz z dedykowanymi, autorskimi komponentami klasy ECM, wspomagającymi zarządzanie treścią w obszarze zakupowym. Zastosowano trzy moduły funkcjonalne wspierające proces zakupowy: moduł zamówień, moduł rejestracji dostawy oraz moduł obiegu faktur. Rozwiązanie kompleksowo obsługuje procesy Procure-To-Pay w skali całej firmy Nestle Waters Polska w dwóch oddziałach. Z rozwiązania korzysta na co dzień ponad 100 użytkowników biznesowych.

W Nestle wdrożono:

moduł pozwalający na składanie i akceptację zapotrzebowania (proces obiegu zapotrzebowania, którego wynikiem było wygenerowanie zamówienia)
moduł umożliwiający rejestrację dostawy materiałów/realizację usług powiązanych ze złożonym zamówieniem
moduł obiegu i akceptacji faktury zakupowej, umożliwiający jej powiązanie ze złożonym zapotrzebowaniem i zarejestrowaną dostawą

Czy w Twojej firmie potrzebny jest system EOD?

Jeśli pozytywnie odpowiesz na któreś z poniższych pytań, może to oznaczać, że powinieneś zainteresować się tematem.

Oferujesz odroczony termin płatności?

Dzięki systemowi EOD możesz w prosty sposób zweryfikować, czy dana faktura została opłacona. Na czas pieniądze wpłaca zaledwie 53% osób, a ⅓ przyznaje, że nie robi tego z zapominalstwa. System EOD może wysyłać odpowiednie przypomnienia do wszystkich, którzy zalegają z płatnością.

Prowadzisz działalność wysyłkową?

W Polsce nie ma obowiązku wysyłania faktur w formie papierowej. Jeśli nasz kontrahent nie stoi nam nad głową i domaga się f-vat, znacznie lepiej jest wysłać fakturę elektroniczną, niż włożyć ją do paczki z towarem. Dzięki temu mamy gwarancję, że klient fakturę otrzymał.

Wystawiasz wiele faktur sprzedażowych miesięcznie?

Podobnie jak w przypadku poprzednich pytań - wiele faktur to wiele problemów. Lista nieopłaconych dokumentów może znacznie przyspieszyć proces windykacji należności.

Masz problem z opłacaniem faktur zakupowych?

Nie ma nic gorszego niż windykacja i znalezienie się w rejestrze dłużników. Wprowadzenie do systemu EOD faktury zakupowej ze zdefiniowanym terminem płatności sprawi, że jej nie przegapimy.

Korzystasz z usług zewnętrznej firmy księgowej?

Jeśli księgowość nie znajduje się na miejscu, znacznie łatwiej jest współpracować z zewnętrznym biurem, jeśli obie strony mają dostęp do systemu. Istnieje kilka sposobów - możemy zarejestrować dedykowane konto z odpowiednimi uprawnieniami czy eksportować paczki dokumentów, które hurtowo zostaną dostarczone zewnętrznej firmie.

Masz problem ze znalezieniem starych umów/dokumentów?

Prostota elektronicznej archiwizacji jest niezaprzeczalna. W odróżnieniu od katalogowania fizycznego, możemy ustawić wiele zmiennych, wg których w późniejszym czasie znajdziemy wskazany dokument. Przeglądanie wg daty dodania, kontrahenta, procesu, wartości - nie ma to żadnego znaczenia!

Posiadasz oddziały firmy w różnych miastach?

Dzięki dokumentom w chmurze praca zdalna czy współpraca działów oddalonych od siebie o wiele kilometrów nie jest już problemem. W dodatku dzięki szyfrowaniu i dedykowanym kontom użytkowników - także bardzo bezpieczne. To ważne, gdyż jak wynika z 4. edycji dorocznego badania „Stan bezpieczeństwa informacji w Polsce” – przeprowadzonego na potrzeby raportu PwC, 79% ataków na dobro firmy pochodzi z wewnątrz organizacji. W razie problemów lub podejrzanych transakcji, mamy łatwy podgląd, kto ich dokonał.