Przez żołądek... do sukcesu

Spotkanie przy posiłku to okazja do budowania i zacieśniania wzajemnych relacji, a także możliwość wykorzystania mniej formalnej i sztywnej atmosfery. Wprowadza dobry nastrój, ułatwia rozmowę i prowadzenie negocjacji oraz sprawia, że rozmówca otwiera się na nowe propozycje. Lunch może okazać się więc o wiele bardziej owocny niż spotkanie w biurze, stwarzając partnerowi możliwość poznania nas z najlepszej strony – zwłaszcza, gdy mowa o kontaktach międzynarodowych.

Interesy? Najpierw obiad!

W wielu krajach, takich jak m.in. Chiny czy Japonia, wspólne posiłki są wręcz obowiązkowym elementem rozpoczynania współpracy i negocjacji. Aby podczas spotkania nie popełnić niezręczności, dobrze jest znać zasady miejscowej etykiety. I to nie tylko wtedy, gdy sami wyjeżdżamy – podejmując zagranicznych partnerów biznesowych w Polsce również warto znać ich zwyczaje, aby wiedzieć jak mogą się zachować i czego się spodziewać. To, co dla nas jest wyrazem grzeczności, dla obcokrajowca może być bowiem obraźliwe – i odwrotnie. Jak więc zachować się przy międzykulturowym stole?

8 zasad udanego biznes lunchu

Określ cel.
Powinni być go świadomi wszyscy uczestnicy spotkania. Jaki efekt ma przynieść? Co chcesz osiągnąć ty oraz partnerzy?
Planuj i przygotuj się.
Nie idź „na żywioł” – rozpisz krótki scenariusz, listę tematów i kwestii, które chcesz omówić. Dobrze przygotowany sprawnie przeprowadzisz rozmowę i nie dasz się zaskoczyć oraz nie stracisz czasu na bezowocne „pogadanki” przy kawie.
Wybierz właściwe miejsce i czas.
Lokal stanowi twoją wizytówkę – rozmówcy będą cię z nim utożsamiać. Musi być dostosowany do charakteru spotkania, niezatłoczony, cichy, łatwy w dojeździe oraz komfortowy. Pamiętaj, że wbrew pozorom spotkania biznesowe nie powinny trwać zbyt długo. Niektórzy twierdzą nawet, że optymalny czas to 20 minut!
Zadbaj o atmosferę.
Powinna być przyjazna, nieformalna i swobodna. Nie walcz o przewagę czy władzę, ani nie próbuj dominować. Postaw na aktywne słuchanie – dzięki temu partnerzy poczują, że oni i ich propozycje są dla ciebie ważne.
Pamiętaj o etykiecie.
Odpowiednie maniery obowiązują nas zawsze, a w przypadku spotkania biznesowego – bezwzględnie. Dlatego z zamówieniem czekaj na gościa i zapłać za posiłek zapraszając na spotkanie. Wycisz i schowaj też telefon. Nigdy nie kładź go obok talerza!
Uważaj z alkoholem.
W przypadku kolacji możesz sobie pozwolić np. na wino. Jednak we wcześniejszych godzinach lepiej daruj sobie alkohol. Bez względu na porę lepiej jest zachować umiar, aby nie ryzykować przesadnej szczerości po kilku „głębszych”.
Uważaj na miny.
Unikaj tematów osobistych, związanych z religią czy polityką. Nie mów jednak wyłącznie o firmie i interesach. W dobrym tonie jest zacząć od niezobowiązującego „small talk”, czyli rozmowy o sprawach codziennych.
Podziękuj.
Po zakończeniu spotkania podziękuj partnerowi za poświęcenie czasu – nie tylko uściskiem ręki, ale również drogą mailową czy telefoniczną.

Chiny

Gospodarz mistrzem ceremonii. Osoba najwyższa rangą wchodzi pierwsza, daje pozostałym instrukcje gdzie powinni usiąść, a także sygnał do rozpoczęcia posiłku.
Przyjdź głodny. Wystawne chińskie spotkania to nawet kilkanaście dań! Pamiętaj, aby zachować miejsce na każde z nich, gdyż konieczne jest spróbowanie wszystkiego, by nie obrazić gospodarza. Wybieraj też małe porcje – niegrzecznie jest zostawiać jedzenie na talerzu.
Uwaga na alkohol. Jednym z obowiązków gospodarza jest pilnowanie, aby kieliszki gości były zawsze pełne. Uważaj, żeby nie opróżniać swojego zbyt szybko – będzie ciągle uzupełniany. Gdy nie chcesz więcej pić, po prostu nie dotykaj już swojej szklanki.
Ach, te pałeczki! Jest to często jedyny dostępny do jedzenia przyrząd. Naucz się nimi posługiwać – Chiński (a także japoński) partner doceni twoje wysiłki nawet, jeśli nie będziesz w tym mistrzem. Przypadkowe zrzucenie ich na ziemię to dobry znak – ponownego zaproszenia na przyjęcie. Jednak nigdy nie wkładaj ich pionowo do miski z ryżem, gdyż kojarzy się to ze zmarłymi.
Chwal potrawy. Chińczycy są dumni ze swojej kuchni – jest to najchętniej omawiany przy stole temat (interesy nie są poruszane w czasie jedzenia), zachwycaj się więc jej smakiem.

Bliski Wschód

Nie odmawiaj. Bardzo ważne jest, aby przyjmować oferowane jedzenie i napoje – odmowa odbierana jest jako osobista zniewaga. Nie proś też o nic, co nie zostało zaproponowane, gdyż jeśli gospodarz nie będzie tego posiadał, straci twarz.
Zostaw sobie miejsce. Tradycyjnie posiłek arabski składa się z wielu dań. W dobrym tonie jest spróbowanie każdego z nich. Należy jednak zostawić część jedzenia na talerzu, aby podkreślić swoją wdzięczność względem gospodarza.
Żadnego alkoholu i wieprzowiny. Praktykujący muzułmanie nie piją napojów alkoholowych ani nie jedzą wieprzowiny, a czasami też skorupiaków.
Telefon może się urywać. Na Bliskim Wschodzie naturalnym zachowaniem podczas rozmów biznesowych jest odbieranie telefonów i wykonywanie ich. Może być to deprymujące, jednak nie jest oznaką braku szacunku, zachowaj więc spokój i zimną krew.
Stój twardo na ziemi. W czasie rozmów uważaj na stopy – pokazywanie podeszwy butów jest bardzo źle widziane. Pamiętaj też, aby sięgać po coś czy podawać przedmioty prawą ręką – posługiwanie się lewą jest tutaj tabu!

Francja

Samoobsługa źle widziana. Nie nalewaj sobie alkoholu, ale poczekaj, aż zrobi to ktoś inny. Uważaj na głowę – nietrzeźwość jest źle widziana.
Nie zostawiaj. Odmówić możesz jedynie serów, które podaje się po daniu głównym. Natomiast z talerza powinieneś zjeść wszystko, co zostanie podane.
Zarezerwuj czas. W Paryżu posiłek biznesowy trwa do ok. półtorej godziny, jednak poza stolicą może się przeciągnąć nawet do trzech!
Widelec do wszystkiego. Francuzi palcami spożywają jedynie chleb. Wszystkie owoce, pizzę, a nawet kanapki jedzą przy pomocy sztućców.
Zabawiaj rozmową. O alkoholach, potrawach czy kulturze. Francuzi postrzegają dobrego kompana przy stole jako dobrego partnera w interesach. Pamiętaj jednak, że pieniądze są tematem tabu!

Niemcy

Bądź punktualny! To jedna z najważniejszych cech w relacjach z Niemcami. Uprzedzaj i przepraszaj nawet za niewielkie spóźnienie.
Kontakt wzrokowy. Podczas powitalnego i pożegnalnego uścisku dłoni, a także podczas wznoszenia toastu należy patrzeć sobie w oczy. Uciekając wzrokiem okażesz brak szacunku i ześlesz na siebie siedem lat nieszczęścia.. w życiu intymnym.
Czekaj. Nie zaczynaj konwersacji, jedzenia ani picia sam – poczekaj, aż zrobi to gospodarz.
Biznes przede wszystkim. Podczas spotkania na pierwszym miejscu powinieneś mieć biznes, a nie dobrą zabawę. Niemcy nie lubią zbytniego spoufalania się, dlatego tematy osobiste są zakazane – podobnie jak polityka czy pieniądze.

Rosja

Przygotuj się na emocje. Na spotkaniach z rosyjskimi przedsiębiorcami krzyki, a nawet trzaskanie drzwiami nie są niczym zaskakującym. Nie oznacza to jednak, że rozmowy schodzą na złe tory.
Przeczekaj. Rosjanie czasami spóźniają się na spotkanie nawet godzinę. Wystawiają w ten sposób na próbę twoją cierpliwość i opanowanie, gdyż cenią te cechy w partnerach biznesowych. Nie okazuj więc zdenerwowania i nie oczekuj przeprosin.
Uważaj na głowę. Podczas spotkania pamiętaj o umiarze (np. piciu małych porcji), gdyż zupełna odmowa alkoholu zostanie odebrana jako obraza.

Stany Zjednoczone

Punktualność w cenie. Spóźnienie na spotkanie biznesowe Amerykanie traktują jako brak szacunku oraz dyscypliny i co więcej – przekładają automatycznie na słabe zorganizowanie biznesowe.
Pytaj. Zadawanie pytań uznawane jest za formę zainteresowania spotkaniem. Gdy nie pytasz, amerykański partner uznaje, że wszystko jest już jasne i zrozumiałe.
„Karty na stół”. Nie przeciągaj. Spotkania biznesowe w Stanach obracają się przede wszystkim wokół interesów i nie trwają długo. Nie prowadzi się długich rozmów wstępnych – ważne są konkrety.

Hiszpania

W Hiszpanii punktualnie zaczynają się tylko corridy – mówi pewne przysłowie, i jest w nim sporo prawdy. 10 czy 15 minut spóźnienia uznaje się tam za normę.
Gościnny wybór. Jako gospodarz Hiszpan zamówi według własnego gustu, dlatego wypada spróbować każdej potrawy – odmowę potraktuje jako zlekceważenie.
Kto płaci? Hiszpan będzie usiłował pokryć koszty posiłku bez względu na to, kto zapraszał.

Włochy

Bądź cierpliwy. Włosi (zwłaszcza pochodzący z południa) nie przywiązują dużej wagi do punktualności – nie zdziw się, jeśli przyjdą na spotkanie z półgodzinnym opóźnieniem.
Skróć dystans. W kontaktach dotykanie, obejmowanie się czy całowanie są zupełnie naturalne, a osoba wzbraniająca się przed nimi uznawana jest za nieprzyjazną, a nawet wyniosłą.
Nie odwracaj wzroku. We Włoszech brak kontaktu wzrokowego oznacza brak zainteresowania rozmową, dlatego patrz rozmówcy w oczy.
Biznes na końcu. Posiłek biznesowy służy głównie zapoznaniu stron. Podczas jedzenia nie porusza się tematów związanych z biznesem.

Wielka Brytania

Small-talk nie taki mały. Brytyjczycy przywiązują dużą wagę do tzw. small-talk, czyli początkowej, krótkiej i niezobowiązującej rozmowy grzecznościowej o pogodzie, rozrywce czy sporcie.
Jeszcze obiad, czy już kolacja? Godziny posiłków Brytyjczycy postrzegają inaczej, niż Polacy. Obiad, czyli ang. dinner, jako główny posiłek wieczorny zazwyczaj serwowany jest przed godziną 20. Natomiast kolacja (ang. supper) może oznaczać jedynie lekką przekąskę podawaną przed godziną 23.
Szanuj czas. Dla Brytyjczyków jest bardzo drogi – cenią oni punktualność, dlatego nie spóźnij się ani minutę!
Zachowaj dystans. Odpowiednia odległość od rozmówcy jest ważna – zbyt mała stanowi naruszenie jego prywatnej przestrzeni. Niewskazane jest całowanie w rękę czy w policzki. Brytyjczycy podczas rozmów biznesowych unikają nawet kontaktu wzrokowego.

Japonia

Obowiązkowe posiłki. Większość interesów Japończycy prowadzą na obiadach biznesowych, a nawet w barach karaoke. Bez nich nawiązanie relacji czy negocjacje są często niemożliwe.
Gospodarz zaczyna. Poczekaj na przydzielenie ci miejsca i pozwól zapraszającemu wybrać czy zamówić posiłek. Nie siadaj do stołu jako pierwszy – ta zasada odnosi się też do zabierania głosu, picia czy jedzenia.
Mocna głowa to podstawa. Picie to ważny aspekt japońskiej kultury biznesu. Odrzucenie zaproszenia może zniweczyć szanse na wspólne interesy. Pamiętaj, by nie pić bezpośrednio z puszki czy butelki. Nie nalewaj sobie też napoju samodzielnie – poczekaj, aż zrobi to ktoś z obecnych.
Siorb do woli! W Japonii (oraz Chinach) jest to oznaka zadowolenia i tego, że posiłek (zupa lub makaron) jest smaczny.
Zgoda czy odmowa? Japończycy unikają mówienia wprost słowa „nie”, dlatego jeśli usłyszysz „rozważymy ofertę”, „to możliwe” itp., zwykle oznacza to odrzucenie propozycji.

Czy alkohol idzie w parze z biznesem?

Alkohol nierzadko towarzyszy spotkaniom biznesowym i może pomóc w kreowaniu naszego wizerunku. To, jak go zaserwujemy, czy w jaki sposób dobierzemy do okazji oraz posiłku, może pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na ocenę w oczach partnera biznesowego – mówi Paweł Świerczek, importer win pod znakiem Rafa Wino. – Gospodarz powinien przejąć inicjatywę, dbając jednak o komfort gości. Co do alkoholu, zawsze polecam kieliszek „bąbli” na początek: Champagne, Cremant, Sekt lub Cava, o ile są dostępne na kieliszki, będą idealnym aperitivem. Jeśli nie czujemy się wystarczająco kompetentni w tej dziedzinie, skorzystajmy z porady sommeliera lub kelnera. Gdy przyjmujemy zagranicznego gościa, szczególnie polecam też serwowanie naszych lokalnych wyrobów – np. polskich win lub nalewek. Niezależnie czy zasmakują naszemu partnerowi, będzie to miły gest świadczący o gościnności. Wino sprawdzi się natomiast nie tylko podczas posiłku, ale też jako upominek. Jest to drobny gest, więc nie będzie odebrany jako zbyt nachalny, a z pewnością pozytywnie wpłynie na ocenę naszego spotkania – dodaje.

Co kraj to obyczaj

Wybierając się do innego kraju warto dowiedzieć się czy – i jakim – alkoholem możemy zostać poczęstowani oraz jak zachować się w takich sytuacjach. W krajach muzułmańskich nie pije się napojów procentowych w ogóle, ale np. w Japonii, Chinach czy Rosji podejrzliwie spogląda się na osoby zachowujące wstrzemięźliwość, a odmawiając skosztowania trunku, możemy stracić szansę na wspólne interesy. – W różnych kulturach alkohol jest różnie postrzegany, dlatego gdy mamy do czynienia z kontrahentem reprezentującym inną narodowość, warto wcześniej zaczerpnąć wiedzy o tamtejszych zwyczajach – dodaje Paweł Świerczek. Ufanie tylko we własną znajomość ogólnych zasad biznesowego savoir-vivre’u może tu nie wystarczyć.

Upominki w biznesie niosą wiele korzyści – mogą poprawić relacje i sprawić, że zostaniemy zapamiętani.

Co dawać?

Na czarnej liście są wszelkie osobiste przedmioty, takie jak perfumy, krawaty czy inne części garderoby, a także gadżety upominkowe/firmowe. Bezpiecznym pomysłem są wysokiej jakości przybory do pisania, albumy, książki czy wyroby związane z Polską (np. bursztyn czy rękodzieło). Najważniejszy jest jednak kontekst kulturowy – w niektórych krajach, to, co uznajemy za dobry pomysł, będzie ogromną niezręcznością.
Równie istotne jak sam prezent jest jego staranne, odpowiednio dobrane i ozdobne opakowanie. W Chinach unikaj niebieskiego, czarnego lub białego – wybierz złoty lub czerwony. W Indiach, Japonii oraz krajach muzułmańskich, biały kojarzony jest ze śmiercią i żałobą. W Brazylii czy we Włoszech zapomnij też o czarnym i purpurowym, a w Maroko – fioletowym, różowym i żółtym. I uwaga – kokarda będzie dla Chińczyka obrazą!
Nie wręczaj alkoholu (nawet czekoladek, które go zawierają!) partnerom z krajów arabskich i Indii, gdyż religia zabrania im jego spożywania.
Chińczykom nie kupuj zegarów, parasoli, butów ani przedmiotów, które mają cztery rogi lub występują w czterech egzemplarzach, gdyż kojarzą się ze śmiercią.
Arabowie lubią przedmioty szlachetne i wysokiej jakości, takie jak metale i kamienie szlachetne, porcelana czy rękodzieło. Jednak w Indiach podobne podarunki uchodzą za zbyt drogie i nie są wskazane.
Zrezygnuj z noży i ostrych przedmiotów. W wielu kulturach symbolizują one przecięcie przyjaźni oraz przynoszą pecha (w Niemczech) czy smutek (we Włoszech).
Upominków nie wręczaj w ogóle Duńczykom. Prezenty postrzegają bardzo negatywnie, ponieważ kojarzą się one z próbą przekupstwa. We Francji upominki firmowe – długopisy, kalendarze, notatniki, są traktowane jak akwizycja.

Kiedy dawać?

Zawsze lepiej to zrobić po podpisaniu umowy lub na zakończenie spotkania, aby nie zostało odebrane, np. jako próba wywierania nacisku. W Azji prezent zostanie rozpakowany dopiero po twoim wyjściu, natomiast w Europie i obu Amerykach – raczej w twojej obecności.

Polecane artykuły