Nie Stany Zjednoczone, Australia, Wielka Brytania czy Niemcy, a Brazylia, Chile i Meksyk – choć na pierwszy rzut oka wydaje się to zaskakujące, jednak są to światowi liderzy w e-fakturowaniu. W Europie przodują kraje skandynawskie. Z czego to wynika? W przypadku ameryki łacińskiej taki rodzaj rozliczeń narzuca strona rządowa, na północy starego kontynentu to głównie przez względy ekologiczne i wysoki stopień cyfryzacji społeczeństwa. Co więc musi się stać, aby Polacy przekonali się do tego typu rozwiązania?
Zacznijmy jednak od podstaw: czym jest faktura elektroniczna? Zgodnie z przepisem art. 2 pkt. 32 ustawy o podatku od towarów i usług „przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”. Co to oznacza w praktyce? Brak jednej, ustandaryzowanej formy, którą powinni posługiwać się przedsiębiorcy. Plus czy minus? Ilu Polaków, tyle odpowiedzi. Jako społeczeństwo jesteśmy przyzwyczajeni do pewnych ram, standardów. Wielu na myśl „faktura” przywołuje w myślach obraz druków kupowanych w sklepach, które jeszcze kilka lat temu wypełnialiśmy ręcznie. Wszystko było proste. Wpisywaliśmy dane w odpowiednie rubryki, a dzięki kalce powstały dwie kopie – oryginał dla wystawcy i kopia dla klienta. Później na rynku pojawiły się programy do prowadzenia księgowości, które po wprowadzeniu informacji generowały dokumenty i przesyłały je do drukarki. Znowu, jeden egzemplarz dla nas, drugi dla odbiorcy. Jeszcze tylko pieczątka, podpis i wszystko gotowe. Tylko czy to konieczne?
Wszystko zależy nie tylko od wystawcy, ale także od odbiorcy
W teorii sprawa wydaje się być prostą. Gorzej w praktyce. Mimo że zdecydowana większość naszego społeczeństwa posiada dostęp do Internetu, to warto jednak zauważyć, że w tej „większości” większość stanowią młodzi ludzie. To oni posiadają konta e-mail, na które można przesłać dokumenty w wersji elektronicznej. Oczywistym jest, że dla pewnej grupy odbiorców tego typu dokument jest nieakceptowalny. Ze względu na ich dobro, nie powinno się narzucać im takiego rozwiązania. Część konsumentów jest przyzwyczajona do druków. Posiadanie w ręku fizycznego dokumentu daje im pewność, że nie przegapią terminu płatności. To także wygodne rozwiązanie, które ułatwia opłacenie faktury np. na poczcie.
Komentarz eksperta
Faktury elektroniczne, czyli takie przesyłane również w formie plików PDF, są coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców. Wciąż jednak pozostaje problem, jak je archiwizować. Czasem dochodzi do paradoksu, że otrzymaną fakturę w PDF na końcu drukujemy. Rozwiązaniem są systemy do archiwizacji i zarządzania dokumentami, w których możemy przechowywać także skany faktur papierowych. Takie archiwum można zintegrować ze swoim systemem księgowym.
Jacek Bartnik, Dyrektor Zarządzający EBI24
***
Od kiedy nasz kraj przystąpił do Unii Europejskiej (czyli od 2004 roku) nie ma obowiązku podpisywania faktur przez żadną ze stron, zarówno w przypadku tych tradycyjnych, jak i elektronicznych. Z kolei od stycznia 2013 roku nie musimy otrzymać zgody odbiorcy na przesyłanie faktur elektronicznych. W tym samym roku wystawiono w ten sposób zaledwie 10% tego typu dokumentów. Liczba ta jednak rośnie bardzo powoli. Co więc stoi na przeszkodzie? Głównie przyzwyczajenia i obawa przed popełnieniem błędu, a co za tym idzie – niedogodnościami ze strony skarbówki.
E-faktury a rozliczenia B2B
W Polsce działa niemal 2 miliony przedsiębiorstw zatrudniających do 9 pracowników. Choć zgodnie z raportem „Cyfryzacja polskiego sektora MMŚP”, przygotowanym wspólnie przez Konfederację Lewiatan, home.pl oraz Microsoft, 83% szefów z tego sektora uważa, że technologie wspierają innowacyjność biznesu, zaledwie co piąty z nich korzysta z jednego z najprostszych nowoczesnych narzędzi do fakturowania. Tymczasem rozwiązania do wystawiania faktur elektronicznych są dużo tańsze i oferują nie tylko wygodną obsługę, ale i sprawny dostęp do archiwum. By wesprzeć wdrażanie elektronicznego systemu fakturowania w UE, Komisja Europejska wyznaczyła 2020 rokiem docelowym, kiedy to e-faktura ma stać się głównym sposobem fakturowania w Europie.
A więc... czy Polacy boją się faktur elektronicznych?
Faktury elektroniczne budzą wiele wątpliwości, te z kolei powstają w wyniku braku wiedzy i jasnej komunikacji w tym zakresie. Biorąc pod uwagę, jaką wygodę i oszczędności niesie za sobą wprowadzenie e-faktur jest to rozwiązanie warte rozważenia, zwłaszcza w przypadku rozliczeń między przedsiębiorstwami. Odpowiednia integracja systemów tradycyjnych i do fakturowania online nie jest obecnie kłopotliwa, a znacznie ułatwi prowadzenie biznesu.
