W każdym evencie jest kilka ważnych aspektów, na które trzeba koniecznie zwrócić uwagę. Najlepiej je sobie wypunktować i skrupulatnie realizować. Wtedy mamy pewność, że nic nam nie umknie, a w dniu eventu będzie mniej niespodzianek. Bo jakieś będą na pewno, ale nie oznacza to, że event będzie nieudany. To kwestia tego, jak z nagłymi sprawami sobie poradzimy i czy chociaż część uda nam się przewidzieć. Zresztą, według Łukasza Milewskiego z firmy Milewski i Partnerzy, to wcale nie perfekcyjna organizacja świadczy o tym, że wydarzenie było udane. – Dobry event to taki, który uczestnicy zapamiętają na długo. Wywoła w nich emocje i pobudzi. Jaka jest droga do takiego wydarzenia?
Pomysł i temat przewodni
Nie ma dobrego eventu bez świetnego pomysłu. Na początku musimy nakreślić sobie ogólną wizję wydarzenia, zastanowić się, co chcemy osiągnąć, jak całość ma wyglądać i przede wszystkim, po co w ogóle to robimy – co jest naszym powodem, okazją. Czy chcemy, aby była to duża impreza, czy może kameralne spotkanie? Ma być prestiżowo czy dla klienta masowego? Warto też pomyśleć, czy chcemy, aby nasz event miał jakiś motyw przewodni. Coś, wokół czego będziemy budować komunikację. Po prostu pierwsze, co powinniśmy wiedzieć, to jak ogólnie całość ma wyglądać.
Budżet
Gdy mamy już pomysł i wizję naszego eventu, musimy zejść na ziemię i skonfrontować całość z możliwościami budżetowymi. Niestety bardzo rzadko zdarza się, aby finanse pozwoliły nam zrealizować nasze najśmielsze wizje. Określenie wysokości budżetu, jaki chcemy przeznaczyć na event, pozwoli nam zrewidować i urealnić nasze plany. Zawsze da się znaleźć pewne oszczędności, ale nie oszukujmy się także myśląc, że uda nam się zorganizować wielką imprezę masową za 3000 zł. Bądźmy realistami i stąpajmy możliwie twardo po ziemi – pamiętajmy też, że budżet nie jest z gumy. Chociaż zazwyczaj bardzo byśmy chcieli.
Scenariusz i harmonogram
To najważniejszy punkt całego planowania, ponieważ kiedy już mamy pomysł i budżet, czas wziąć się na poważnie do pracy. Najpierw stwórzmy dokładny scenariusz imprezy. Co chcemy zrobić, kto to zrobi, kiedy, gdzie, przez jak długi czas? Punkt po punkcie, niemalże minuta po minucie rozpiszmy i zaplanujmy nasz event. Dokładny scenariusz będzie kanwą do dalszej pracy. Przyda się wszystkim partnerom uczestniczącym w organizacji, kontrahentom. Oczywiście często scenariusz się nieco zmienia z biegiem czasu, ale jeśli trzon pozostaje taki sam, nie przysporzy nam to trudności. Na podstawie scenariusza możemy przygotować harmonogram, czyli dokładny plan, jak event zorganizujemy. Ile czasu potrzebujemy na poszczególne elementy, kto będzie za co odpowiedzialny, z kim trzeba konkretne rzeczy ustalić lub czyją zgodę uzyskać. Nie bójmy się za dużej szczegółowości, zarówno w scenariuszu, jak i harmonogramie. Te dokumenty mają być pełne detali, ich zadaniem jest opisywać całość w bardzo precyzyjny sposób – tak, aby nikt nie miał wątpliwości, co ma robić, aby nikt nie czuł się zagubiony oraz, przede wszystkim, aby jak najlepiej zabezpieczyć wszystkie obszary i koniec końców zorganizować fantastyczny event.
Zaproszeni goście, uczestnicy
Na tym etapie już wiemy, jakie będzie nasze wydarzenie. Jaki będzie miało charakter, jaką skalę i co dokładnie chcemy osiągnąć. Doskonale zatem możemy zdefiniować jego grupę docelową i określić, jakich gości zapraszamy. Kto ma uczestniczyć w evencie? Czy chcemy, aby udział w nim brali znani prelegenci, celebryci albo dziennikarze? Moment, w którym wiemy, kogo zaprosić, zbliża nas do odpowiedzi na pytanie - jak ich zaprosić? Inną formę będzie miało zaproszenie na koncert na stadionie miejskim, a inną prezentacja naszego najnowszego produktu. Musimy dopasować sposób informowania gości i uczestników do typu wydarzenia. Dodatkowo drukowane zaproszenia posłużą nam jako bilety wstępu, jeśli chcemy, żeby przyszła tylko wąska, wybrana grupa osób. Zaproszeni goście to może być nie tylko nasza baza własna (klienci, pracownicy, przedstawiciele mediów czy kontrahentów). Jeśli organizujemy event masowy, otwarty w zebraniu potencjalnych uczestników pomóc nam może wydarzenie w social mediach (Facebook) lub partnerstwo – wtedy również partner zaprosi swoich gości.
Promocja
- Nie organizujemy wydarzenia sami dla siebie, ale dla innych. Informacja musi dotrzeć do naszej grupy docelowej, do wybranych osób – przypomina Łukasz Milewski, tym samym zwracając uwagę na bardzo ważny aspekt w organizacji dobrego eventu. Promocja wydarzenia jest kluczowa i w obecnych czasach może przybrać bardzo różną formę. W zależności od charakteru wydarzenia, jego wielkości i stopnia ekskluzywności skupia się w innych kanałach. Zwróćmy także uwagę na to, kiedy zaczynamy komunikację (powinno to być oczywiście ujęte w harmonogramie). Promocja to wszystkie działania, począwszy od zaproszeń, które informują i nagłaśniają nasz event. Możemy skorzystać z mediów, z internetu, z profili społecznościowych, z mailingu, ale także z outdooru czy marketingu szeptanego. Nasze wydarzenia to pewnego rodzaju produkt, któremu trzeba zrobić kampanię promującą, aby dowiedziały się o nim osoby, na których najbardziej nam zależy. Warto także przedłużyć komunikację i zebrać informacje zwrotne od uczestników już po zakończeniu eventu.
W promocji wydarzenia na pewno pomoże patronat lub partnerstwo. W zależności od prestiżu i rangi eventu możemy zgłosić się do ministerstwa, prezydenta miasta lub burmistrza albo do ogólnopolskiej lub lokalnej gazety czy branżowego magazynu. Pamiętajmy, żeby o patronat zadbać odpowiednio wcześnie, gdyż niektóre instytucje rezerwują sobie nawet ponad miesiąc na rozpatrzenie wniosku. Prestiżowy patronat to prosta droga do zainteresowania mediów i gości.
Pamiętaj o przepisach chroniących dane osobowe – nie udostępniaj listy gości z ich danymi takimi jak adresy, adres e-mail, numery telefonów. Jeśli będziesz wysyłać zaproszenia droga elektroniczną, koniecznie użyj opcji ukrytego odbiorcy.
Ryzyko
Usiądźmy, wraz z całym zespołem, i spróbujmy przewidzieć, co może pójść nie tak. Co może nam przeszkodzić w organizacji i przeprowadzeniu imprezy? Co może nie zadziałać? Gdy wszystkie ryzykowne aspekty, które przyjdą nam do głowy, wypiszemy, znajdźmy dla nich rozwiązania. Jeśli jesteśmy zależni od pogody co zrobimy, jak zacznie padać? Jeśli nasz event oparty jest na nowoczesnej technologii, jak sobie poradzimy, kiedy coś nie zadziała? Jeśli to wydarzenie otwarte, co gdy przyjdzie za mało albo za dużo osób? Łatwiej nam będzie znaleźć potencjalne ryzyko, patrząc jednocześnie w scenariusz. Zabezpieczmy się, przećwiczmy w ramach możliwości wszystkie punkty, żeby wiedzieć, co może pójść nie po naszej myśli i jak temu zaradzić. Warto mieć w zanadrzu dobry plan B.
Formalności
Nie możemy zapomnieć o tym punkcie. To żmudna praca i często utrudnia organizację, ale koniecznie musimy dopełnić wszystkich formalności – wpłacić zaliczkę, jeżeli tak trzeba, uzyskać pozwolenie od miasta, jeśli będziemy działać na jego terenie, załatwić wsparcie straży pożarnej, gdy robimy imprezę masową albo przetłumaczyć odpowiednie dokumenty, jeżeli działamy lub kontaktujemy się z zagranicą. – Organizując event poza Polską, musimy jeszcze dokładniej sprawdzić lokalne regulacje prawne – niektóre z nich mogą znacząco różnić się od naszych albo wymagać dotrzymania innych terminów – zwraca uwagę Łukasz Milewski z Milewski i Partnerzy. Ale także w naszym kraju należy sumiennie dopełnić wszystkich formalności i przede wszystkim zapisać w harmonogramie, ile się na nie czeka – być może jakiś urząd, od którego pozwolenie musimy uzyskać, daje sobie na to więcej czasu niż przypuszczaliśmy. Nie chcemy przecież, aby nasz event się nie udał ze względu na papierkowe niedociągnięcia.
Przepisy przeciwpożarowe wymagają, żeby w salach konferencyjnych czy w lokalach rozrywkowych na jedną osobę przypadał min. 1 m kw.
Zorganizowanie dobrego, zapadającego w pamięć wydarzenia nie jest łatwe. Udany event to fantastyczna promocja naszej firmy, ale z drugiej strony, w dobie social mediów, ludzie lubią wytykać organizatorowi błędy i niedociągnięcia. Dlatego właśnie to praca wymagająca nie tylko kreatywności i polotu, ale przede wszystkim skrupulatności i dokładności. Jeśli nie mamy w tym doświadczenia albo chcemy stworzyć coś z wyjątkowo dużym rozmachem, może warto zwrócić się o pomoc do profesjonalistów – oni te wszystkie punkty mają w jednym palcu.
Sprawdź, czy Twój event kwalifikuje się jako impreza masowa – wtedy obowiązuje więcej obostrzeń, a informacja o jej organizacji musi trafić do władz miasta min. 30 dni wcześniej. W zależności od rodzaju obiektu, impreza masowa może zaczynać się już od 300 osób.
Rynek MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions Industry) rośnie dynamicznie. W latach 2010-2015 liczba zorganizowanych eventów zwiększyła się dwukrotnie. W 2015 r. prawie 7 mln uczestniczyło w prawie 34 tys. różnych spotkań biznesowych. Ich organizacja kosztowała ponad 1,5 mld zł. Źródło: Raport „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2016” wg Polskiej Organizacji Turystyki
